Propuesta de un modelo de transformación digital para el proceso transversal de Gestión Administrativa de la Asociación Colombiana de Universidades (ASCUN)
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Fecha
2026
Autores
Martínez Villa, Jorge Arturo
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Editor
Ediciones Universidad Simón Bolívar
Facultad de Ingenierías
Facultad de Ingenierías
Resumen
Este trabajo propone un modelo de transformación digital para el proceso transversal de Gestión Administrativa de la Asociación Colombiana de Universidades (ASCUN). La idea nace de una necesidad práctica de la organización: contar con una referencia común que permita entender cómo se conectan las actividades del proceso, la información que pasa de un responsable a otro, las aplicaciones que apoyan el trabajo y las capacidades que se requieren para avanzar de manera ordenada. El estudio incluye la gestión de recursos físicos y tecnológicos, el mantenimiento, los inventarios, las compras y los proveedores, los eventos, la correspondencia y los archivos, además de las acciones de seguimiento y mejora que hacen parte del proceso.
Metodológicamente se plantea un estudio aplicado, desarrollado como un caso único con unidades incrustadas y un diseño exploratorio secuencial derivativo (DEXPLOS), con la ruta CUAL → construcción y pilotaje del instrumento → CUAN. En la primera fase se comprenderá el funcionamiento actual mediante documentos, entrevistas, mapeo, observación y registros autorizados; a partir de esos hallazgos se elaborará un cuestionario diagnóstico y una matriz de priorización, que se aplicarán en la fase cuantitativa para estimar la presencia de las situaciones encontradas y ordenar las brechas según su importancia y viabilidad. La integración de ambas fases servirá para construir los procesos objetivo, la arquitectura conceptual de información y aplicaciones, las reglas de gobierno, los indicadores, las acciones de apropiación y la hoja de ruta. Finalmente, el modelo se representará en un prototipo conceptual y será valorado por expertos y actores de ASCUN. El alcance termina con el diseño ajustado, por lo que no incluye la implementación completa de una plataforma ni la medición de impactos después de su puesta en funcionamiento.
This undergraduate research proposes a digital transformation model for the cross-functional Administrative Management process of the Colombian Association of Universities (ASCUN). The proposal responds to a practical need: ASCUN requires a shared reference that explains how process activities, information flows, supporting applications, and organizational capabilities are connected. The study covers physical and technology resources, maintenance, inventories, purchasing and suppliers, events, correspondence, records, and the monitoring and improvement activities included in the process. The methodology follows an applied single-case study with embedded units and a derivative exploratory sequential mixed-methods design: QUAL → instrument development and pilot testing → QUAN. The qualitative phase will use documents, interviews, process mapping, observation, and authorized records to understand how the process works in practice. Those findings will be translated into a diagnostic questionnaire and a prioritization matrix for the quantitative phase, which will describe the presence of the identified situations and help rank gaps according to importance and feasibility. Both strands will then be integrated to design target processes, a conceptual information and application architecture, governance rules, performance indicators, adoption actions, and a roadmap. Experts and ASCUN stakeholders will review a conceptual prototype. The study ends with an adjusted design and does not include full platform implementation or post-deployment impact assessment.
This undergraduate research proposes a digital transformation model for the cross-functional Administrative Management process of the Colombian Association of Universities (ASCUN). The proposal responds to a practical need: ASCUN requires a shared reference that explains how process activities, information flows, supporting applications, and organizational capabilities are connected. The study covers physical and technology resources, maintenance, inventories, purchasing and suppliers, events, correspondence, records, and the monitoring and improvement activities included in the process. The methodology follows an applied single-case study with embedded units and a derivative exploratory sequential mixed-methods design: QUAL → instrument development and pilot testing → QUAN. The qualitative phase will use documents, interviews, process mapping, observation, and authorized records to understand how the process works in practice. Those findings will be translated into a diagnostic questionnaire and a prioritization matrix for the quantitative phase, which will describe the presence of the identified situations and help rank gaps according to importance and feasibility. Both strands will then be integrated to design target processes, a conceptual information and application architecture, governance rules, performance indicators, adoption actions, and a roadmap. Experts and ASCUN stakeholders will review a conceptual prototype. The study ends with an adjusted design and does not include full platform implementation or post-deployment impact assessment.
Descripción
Tabla de contenidos
Palabras clave
Transformación digital, Gestión administrativa, Gestión por procesos, Gobierno de datos, Arquitectura de información, Gestión del cambio
